AFAS – Kleding aanvragen voor medewerkers

Het aanvragen van werkkleding automatiseren in AFAS. Een snel, makkelijk en herhaalbaar proces!

Lees verder

AFAS – Kleding aanvragen voor medewerkers

Veel zorgorganisaties vragen elke 4 jaar nieuwe werkkleding aan voor hun werknemers. Voor een van onze klanten hebben wij dit proces geautomatiseerd in AFAS. Minder papier en minder fouten was de insteek. In dit artikel leggen we uit hoe we dit hebben gerealiseerd.

Voorbereiding

Ter voorbereiding hebben we de wensen van de klant geïnventariseerd. Hier kwam uit dat ze de papieren intekenlijst wilden vervangen door een formulier op AFAS InSite. Elke medewerker kan hiermee nieuwe kleding aanvragen. De gegevens staan direct in AFAS zodat er een lijst gemaakt kan worden voor de leverancier.

Stap 1 – Dossieritem inrichten met de juiste gegevensverzameling

In de eerste stap maken we een dossieritem aan die de nodige informatie ophaalt. Voor de aanvraag is het belangrijk dat we weten welke medewerker de kleding aanvraagt. Dus deze gegevens halen we op in het dossieritem. Naast de naam en achternaam halen we ook het aantal contracturen op. We doen dit omdat het aantal kledingstukken op basis van contracturen wordt uitgedeeld. Wie meer uren maakt, mag ook meer kledingstukken bestellen.

Stap 2 – Workflow aanvraag beoordelen

Om de aanvraag te beoordelen maken we gebruik van een workflow. De workflow heeft drie opties waar de beoordelaar uit kan kiezen:

  1. Goedkeuren als de aanvraag juist is ingediend
  2. Terugsturen als de aanvraag niet goed is ingediend
  3. Afkeuren als de persoon geen kleding aan mag vragen
    Voorbeeld: als de persoon binnenkort uit dienst gaat

Stap 3 – Aanvraagformulier op AFAS InSite

Voor het aanvragen van de kleding hebben we een InSite pagina gemaakt. Doordat de gegevens van een medewerker zijn gekoppeld aan het dossieritem, ziet AFAS automatisch welke gebruiker de kleding aanvraagt. We hebben ervoor gekozen om de pagina niet te koppelen aan het InSite hoofdscherm omdat dit een eenmalige aanvraag is per gebruiker. Om de pagina te bereiken wordt er een link gemaild naar alle gebruikers. Met één druk op de link verschijnt de pagina met het formulier. Hier kunnen medewerkers meerdere kleuren dienstkleding in verschillende maatvoeringen selecteren. Veel medewerkers van onze klant hebben bijvoorbeeld twee blauwe, twee roze en een paarse outfit gekozen.

Stap 4 – Bestelling creëren voor leverancier

Tot slot draaien we een analyse van alle goedgekeurde aanvragen. Zo creëren we een eenvoudig overzicht van alle kleding die besteld moet worden. De analyse is zo ingericht dat het alleen informatie verstrekt van de producten die besteld moeten worden, maar geen AVG gevoelige informatie deelt met de leverancier.

Sneller, makkelijker – En volgend jaar gewoon opnieuw!

Het resultaat is een volledig geautomatiseerd proces om via AFAS nieuwe kleding te bestellen. Dit voorkomt onnodig gebruik van papier en de kans op fouten door zoveel mogelijk handmatige handelingen weg te nemen. Daarnaast bleek deze opzet ook veel efficiënter te werken en zijn de aanvragen sneller gedaan dan verwacht. Hierdoor kon de bestelling bij de leverancier eerder geplaatst worden. En volgend jaar? Met één simpele handeling draaien we het proces opnieuw. Het blijft dus bewaard in AFAS zodat over vier jaar weer nieuwe kleding aangevraagd kan worden!

Samenwerking met Vredewold

Wij vinden het als Enshore belangrijk dat de IT in de zorg zich blijft ontwikkelen. Door een samenwerking  zoals deze, tussen Vredewold en Enshore, kunnen wij samen mooie dingen realiseren binnen AFAS.