Companies that sell a lot of customised products and use Microsoft Dynamics 365 can do so with e-Con CPQ. The integration of e-Con and D365 makes it easy for users to configure complex products and services to achieve accurate quotes and sales orders much faster.
What is CPQ?
CPQ stands for 'Configure, Price, Quote'. A CPQ application makes it easy to create complex product configurations and convert them into a quotation or sales order. This is because for each configuration, the application ensures that the necessary data is automatically loaded and filed away in the right places in linked applications, such as the ERP and CRM.
The integration of e-Con with Dynamics 365
Het succes van een CPQ-applicatie is in grote mate afhankelijk van de integratie met andere bedrijfsapplicaties. E-Con is goed geïntegreerd in MS D365, doordat het te koppelen is aan meerdere applicaties die onderdeel zijn van het CPQ-proces. Zo is het mogelijk om productinformatie op te halen in Dynamics F&O, deze te verwerken in een configuratie en vervolgens de offerte te koppelen aan een klant in Dynamics CE. De kracht van e-Con wordt duidelijk als je eenmaal ervaart hoeveel tijd dit bespaart. Vrijwel alle benodigde data wordt voorafgaand aan de configuratie ingeladen met behulp van gedefinieerde ‘modellen’. Deze modellen zorgen er ook voor dat er in een configuratie eigenlijk geen fouten kunnen worden gemaakt, omdat alle stappen zijn voorgedefinieerd.
In our opinion, the integration works very well, except for one functionality. For instance, when retrieving, it is not possible to combine data from two tables using a 'JOIN'. Remarkable, as this need will be more common for more complex configurations. Fortunately, it is possible to work around this by merging the tables in the source application or e-Con itself.
Sufficient configuration options
Voor bedrijven die producten of diensten verkopen met veel maatwerk is het belangrijk dat een CPQ-applicatie veel configuratiemogelijkheden biedt. E-Con voorziet de gebruiker hierin door basisfunctionaliteiten te bieden, waarmee de gebruiker met velden en regels zelf een configuratiemodel bouwt. Je gebruikt de velden om de waarden in de ERP-applicaties aan te roepen en de regels om hier acties op uit te voeren. De mate van aanpasbaarheid is hierdoor hoog, maar dit maakt ook dat er een stijle leercurve zit in het leren bouwen van deze modellen.
The speed of results retrieval and processing
Om snel producten of diensten te configureren is het van belang dat de applicatie ook snel data kan ophalen en wegschrijven. Als je nagaat hoeveel data e-Con ophaalt, verwerkt en terugschrijft, is de applicatie eigenlijk heel erg snel. Vooral het verwerken van gegevens vanuit de applicatie waarmee je e-Con opstart gaat vlot. Het ophalen van informatie uit een andere D365 applicatie vergt wel meer tijd. Start je e-Con vanuit Dynamics CE en heb je productinformatie nodig vanuit F&O, dan kan dit zo’n 5 à 6 seconden duren. Maar dit is nog altijd sneller dan deze informatie handmatig verzamelen.
However, we do see that speed decreases with more complex configurations. For configurations where a lot of data needs to be loaded, it is worth looking at the caching settings. Because you can turn caching on and off per line, you can optimise the speed of the application in a targeted way. You can also decide how frequently you want to retrieve data. For example, you can set e-Con to fetch all data on startup, so it doesn't need to load in between.
Steep learning curve
Opinions on the user-friendliness of e-Con vary. The design of the e-Con studio in which you build the configuration models looks quite complex for a contemporary application. But if you compare it to other methods of creating complex configurations, it is a step forward. E-Con is designed to be understandable even for developers with limited technical knowledge, thanks to its visual setup and practical tools for building a model. In our estimation, it takes about six months to a year for a new developer to become fully familiar with e-Con. The speed at which you then build a model varies depending on the complexity, but is probably between two and six months. All in all, e-Con has a steep learning curve as far as we are concerned, but once accustomed to it, it works pleasantly and quickly.
Besides the work of the developer, there is also the end user, who uses the model to configure products or services. End-user usability depends on how the model is built by the developer. You can customise the layout as you wish, although the design remains quite simple. It is also possible to build your own user interface. For instance, you can display the model all at once with all configuration questions, or show the questions one by one to avoid confusion. You can also set warnings; if a configuration is not possible, e-Con will indicate this and send you back a step.
An indispensable tool for customisation in MS Dynamics 365
e-Con CPQ offers a great solution for companies that offer complex products and services and manage this in Microsoft Dynamics 365. By integrating between Dynamics 365 applications, e-Con makes it easy to accurately prepare quotes and configure sales order quickly. There is a steep learning curve, but the benefits of e-Con outweigh this. By building a model properly, you can reduce a configuration, which previously took 30 minutes, to about 5 minutes. An efficiency gain worth making for many companies.