Dynamics 365 CE en Dynamics 365 F&O zijn vanuit hun oorsprong niet ontworpen om naadloos samen te werken. CE is geoptimaliseerd voor klantinteracties, terwijl F&O draait om financiële en operationele processen. Voor organisaties die beide platformen inzetten, levert dit een uitdaging op: hoe zorg je ervoor dat data en processen consistent zijn binnen een organisatie, zonder dubbele invoer of complexe handmatige stappen?
De afgelopen jaren heeft Microsoft dit vraagstuk geadresseerd met Dual Write een standaardintegratie die CE en F&O dichter bij elkaar brengt. Maar wie écht een toekomstbestendige integratiestrategie wil neerzetten, moet verder kijken dan de belofte van “out-of-the-box synchronisatie”. De vraag is niet alleen of je de systemen technisch kunt verbinden, maar vooral of Dual Write past bij de schaal, complexiteit en veranderbereidheid van je organisatie. In dit artikel bespreken we wat Dual Write in de praktijk betekent, welke valkuilen je kunt tegenkomen bij implementatie en welke alternatieven interessant kunnen zijn afhankelijk van je ambities.
Wat is Dual Write?
Dual Write is Microsoft’s standaardmechanisme om CE en F&O in (bijna) real-time met elkaar te laten communiceren. Kernentiteiten zoals klanten, leveranciers en orders worden direct gesynchroniseerd, waardoor wijzigingen in het ene systeem, zichtbaar zijn in het andere. In theorie ontstaat er daarmee één geïntegreerd datalandschap.
Belangrijk om te beseffen: Dual Write is geen middleware, maar een vooraf geconfigureerde integratie laag die werkt binnen de Microsoft-ecosystemen. Het onderscheidt zich van alternatieven doordat er geen aparte infrastructuur of licentie nodig is. Maar juist de eenvoud waarmee het gepositioneerd wordt. In de praktijk liggen de uitdagingen niet in het activeren van Dual Write, maar in de mate waarin je bedrijfsprocessen en datamodellen aansluiten op de standaard die Microsoft biedt.
Wat zijn de valkuilen?
In theorie klinkt Dual Write als een simpele, laagdrempelige oplossing. Er zijn echter wat beperkingen die het gebruik van Dual Write in de praktijk uitdagend kunnen maken. Allereerst ontstaan er problemen door de verschillen tussen Dynamics 365 CE en Dynamics 365 F&O. Ze spreken zogezegd niet helemaal dezelfde taal. Jorrit van Brugsteden, ERP consultant bij Enshore licht toe: “De systemen zijn niet met dezelfde gedachte gebouwd. Een mooi voorbeeld hiervan zijn landcodes. In CE kan de naam van een land volledig uitgeschreven worden waar F&O werkt met ISO-landcodes. Dezelfde velden hebben niet altijd dezelfde regels.” Microsoft is er wel actief mee bezig om CE en F&O dichterbij elkaar te brengen. De verschillen zijn echter nog wel duidelijk.
De systemen spreken niet alleen een andere taal, er zit ook een verschil in modules. Prijslijsten zien er in F&O bijvoorbeeld heel anders uit dan in CE. Het verschil zit hem in de complexiteit van de prijslijsten. Bij CE zijn de prijslijsten meer volgens een vast template en kan je niet veel doen met bijvoorbeeld het toepassen van bepaalde kortingen. Bij F&O zijn die mogelijkheden er wel, dit maakt integratie ontzettend lastig. Het is nagenoeg niet mogelijk om de data te manipuleren. Hierdoor is maatwerk heel erg lastig of in veel gevallen onmogelijk.
Een van de grootste valkuilen zit hem in het implementeren van Dual Write in een al bestaande installatie. “Dan heb je dus te maken met twee losstaande systemen die aan elkaar geknoopt moeten worden. Terwijl je het juist moet kunnen zien als één systeem. Wanneer er al een bestaande installatie is moet je dus het werkproces, wat de norm is binnen je bedrijf, gaan aanpassen.” Dit vergroot de uitdaging nog sterker.
Is er een alternatief?
Een oplossing die net zo makkelijk te integreren is als Dual Write is er (nog) niet echt. Er zijn een paar organisaties die iets soortgelijks ontwikkelen, maar het lijkt nog niet zo te zijn dat de valkuilen die Dual Write met zich meebrengt opgelost worden door een concurrent.
Lobster zou een alternatief kunnen zijn. Het grote verschil met Dual Write is dat Dual Write een integratiemechanisme is. Dual Write valt in de categorie: standaard integratieservices. Lobster is een compleet EDI-systeem wat gebruikt wordt om al je systemen met elkaar te koppelen.
Waar Lobster en Dual Write overeenkomen is dat beide de mogelijkheid bieden om een integratie op te zetten tussen een CRM en ERP systeem. Bij Dual Write is dit het hoofddoel en bij Lobster een van de vele functionaliteiten. Lobster biedt de mogelijkheid om data te manipuleren, iets wat bij Dual Write minder goed mogelijk is. “Waarin Lobster zich onderscheidt van andere EDI-systemen, is dat het een low-code systeem is waarbij minimale technische kennis en training nodig is. Ik kon er binnen een week mee uit de voeten.” Aldus Jaco Buiten, ERP consultant bij Enshore. Je manipuleert en integreert dus makkelijk de data die je nodig hebt.
Een ander alternatief is te vinden bij Microsoft zelf. Het Microsoft Power Platform lijkt voor sommige tekortkomingen een oplossing te bieden met Power Automate. Om te beginnen is Power Automate laagdrempelig, maar als er meer maatwerk nodig is, is er wel meer technische kennis vereist dan bij Dual Write. Hier staat dus wel tegenover dat er meer maatwerk mogelijk is. Power Automate tussen F&O en Dataverse. Zodra de data in de Dataverse staat, kunnen CE-apps er gebruik van maken.
Voor minder complexe synchronisatie kan je werken met sjablonen. Eenvoudige flows, zoals “als er een nieuwe klant in F&O komt, maak dan een record in Dataverse” zijn gemakkelijk op te bouwen. Wil je de data manipuleren? Dan is er kennis nodig van Power Fx. Dat is de taal van Power Platform, deze komt overeen met Excel formules. Daarnaast is het nodig om JSON-structuren te kunnen lezen en schrijven. “Je hoeft dus geen developer te zijn, maar als de flows complex worden heb je vooral kennis van data, formules en API’s nodig.” Aldus Allard Boonstra, ERP & CRM consultant bij Enshore.
Een voorbeeld
Wanneer je in Power Automate een flow wilt opbouwen, waarmee een nieuwe klant uit F&O wordt doorgestuurd naar Dataverse:
- Create Automation cloud Flow
- Selecteer de trigger: When a record is created. Vul bij Entity name “Customers” in en bij Environment jouw F&O omgeving.
- Voeg een nieuwe stap toe. Kies Dataverse Connector en selecteer “Add new row” Kies “Account”
- Je ziet nu velden die je kunt vullen met data uit F&O. Name is F&O customer name, Account number is F&O customer Account en Adress is F&O primary adress. Met formules zou je de data kunnen transformeren.
- Sla de flow op en test hem door in F&O een nieuwe klant aan te maken en de Dataverse te controleren op deze klant.
- Je kunt ervoor kiezen om conditions toe te voegen waardoor bijvoorbeeld alleen bepaalde types organisaties worden doorgezet.
De juiste keuze voor jou?
Als organisatie is het belangrijk om goed te overwegen wat je nodig hebt van een oplossing als Dual Write. Gaan jouw behoeftes niet verder dan een eenvoudige integratie tussen F&O en CE? Dan kan Dual Write een passende oplossing voor jou zijn. Heb je echter behoefte aan een meer aanpasbare integratie? Kijk dan vooral naar andere oplossingen zoals Power Automate. Als je echt bereid bent om het over een hele andere boeg te gooien en overweegt over te stappen naar een nieuw EDI-systeem dan kan Lobster een oplossing zijn.