Binnen het Microsoft Dynamics 365-ecosysteem staan organisaties regelmatig voor de keuze tussen het gebruik van standaardfunctionaliteiten (met eventueel maatwerk) of zogenaamde ISV-oplossingen. Maar wat is een ISV-oplossing precies, wanneer is het interessant en hoe verhoudt het zich tot maatwerk? Dat leggen we uit in dit artikel.
Wat zijn Independent Software Vendors?
Een Independent Software Vendor (ISV) ontwikkelt software die aansluit op en integreert met bestaande ERP-systemen. Binnen Microsoft Dynamics 365 leveren ISV-partners aanvullende oplossingen die inspelen op specifieke behoeften van organisaties, die buiten het bereik van de standaardoplossing vallen. Oplossingen die eerder voor specifieke klanten werden ontwikkeld, bleken in de praktijk breder toepasbaar en werden daarom als herbruikbare producten in de markt gezet.
Inmiddels ontwikkelt Microsoft het platform continu door met meerdere updates per jaar. Hierdoor worden steeds meer functionaliteiten die voorheen alleen via ISV’s beschikbaar waren, opgenomen in de standaard van Dynamics 365.
Desondanks maken veel organisaties nog gebruik van ISV-oplossingen. Dit komt mede doordat deze vaak worden gezien als een snelle en laagdrempelige manier om functionaliteit toe te voegen. Daarnaast is het in de praktijk niet eenvoudig om eenmaal geïmplementeerde ISV-oplossingen weer uit te faseren.
Voorbeelden van ISV’s
- Oplossingen die organisaties ondersteunen bij het digitaliseren en versnellen van factuurverwerking.
- Tools voor geavanceerde documentgeneratie en –distributie.
- Functionaliteit gericht op het uitbreiden en automatiseren van bank- en betalingsprocessen.
- Oplossingen die internationale handel en supply chain-processen optimaliseren binnen Dynamics.
- HRM-functionaliteiten die helpen bij het digitaliseren, structureren en optimaliseren van personeelsprocessen.
Voordelen van ISV’s
Organisaties kiezen om verschillende redenen voor een ISV als alternatief voor maatwerksoftware. ISV’s kunnen een aantrekkelijke combinatie van snelheid, betrouwbaarheid en kostenefficiëntie bieden. Een belangrijk voordeel is de korte implementatietijd: waar maatwerktrajecten vaak maanden in beslag nemen, kan een ISV-oplossing doorgaans snel worden ingericht en uitgerold. Daarnaast liggen de initiële investeringskosten meestal lager, doordat de ontwikkelkosten over meerdere klanten worden verdeeld.
ISV-oplossingen zijn bovendien vaak getest in de praktijk, wat resulteert in een stabiel en bewezen platform met een laag risico op storingen of functionele tekortkomingen. Een ander voordeel is dat organisaties profiteren van doorlopende updates en innovaties vanuit de leverancier, waardoor beveiliging, compliance en functionaliteit actueel blijven zonder dat daar een eigen ontwikkelteam voor nodig is.
Tot slot beschikken veel ISV’s over diepgaande branchekennis, die is verwerkt in standaardprocessen, functionaliteiten en best practices. Hierdoor sluiten deze oplossingen vaak goed aan op de operationele en strategische behoeften van organisaties binnen een specifieke sector.
Aandachtspunten van ISV’s
Hoewel ISV-oplossingen voordelen bieden, brengen ze ook belangrijke aandachtspunten met zich mee. Eén van de grootste aandachtspunten is de afhankelijkheid van een externe leverancier. Wanneer een ISV te maken krijgt met technische problemen, veranderende strategieën of beperkte ondersteuning, heeft dit direct invloed op jouw organisatie. Wanneer een ISV-oplossing niet meer wordt ondersteund moet je opzoek naar een alternatief, met weer een investering in tijd en geld als gevolg. Het is wel belangrijk om te beseffen dat dit risico ook geldt voor standaardoplossingen in Dynamics 365. Het verschil zit met name in de kostenstructuur: bij ISV-oplossingen betaal je extra licentiekosten, terwijl dit bij standaardoplossingen niet het geval is. Bij afhankelijkheid zorgt deze kostenstructuur ervoor dat je mogelijk blijft betalen in situaties waarin je misschien zou willen of moeten veranderen, en dat maakt de financiële risico’s groter dan bij standaardoplossingen.
Bovendien speelt mee dat Microsoft Dynamics vier keer per jaar een update uitvoert, waarbij Microsoft niet controleert of specifieke ISV-oplossingen probleemloos blijven functioneren na de update. Hierdoor ontstaat afhankelijkheid van de leverancier voor ondersteuning na updates.
Daarnaast is een ISV-oplossing ontwikkeld voor een brede doelgroep. Daardoor sluit het niet altijd volledig aan op unieke processen van een organisatie en vaak betaal je voor veel meer functionaliteiten dan je eigenlijk nodig hebt. Ook is het niet mogelijk om op een ISV-oplossing maatwerk toe te passen, je kunt er alleen processen aan vast hangen.
Het verschil in kosten
Een ISV-oplossing kent doorgaans een lagere instapdrempel. De implementatiekosten zijn relatief laag, omdat de oplossing al is ontwikkeld en vaak snel uitgerold kan worden. Daar staat tegenover dat je werkt met doorlopende licentiekosten. Licentiekosten kunnen bijvoorbeeld per maand of per gebruiker gefactureerd worden. Naarmate het aantal gebruikers groeit of de looptijd langer wordt, kunnen deze kosten aanzienlijk oplopen.
Daarnaast betaal je als organisatie vaak voor een breed pakket aan functionaliteiten, terwijl je in werkelijkheid maar een deel daarvan daadwerkelijk wordt gebruikt.
Standaard-oplossing zijn onderdeel van de Dynamics licentie. Maar als je maatwerk moet uitvoeren ligt de situatie andersom. De initiële investering is dan vaak hoger, omdat de oplossing volledig op maat wordt ontworpen en gebouwd. Je betaalt bijvoorbeeld niet per maand of gebruiker en hebt volledige controle over de functionaliteit en uitbreidingen. Maar: onderhoud en updates zijn jouw verantwoordelijkheid. De kosten die je moet maken voor het oplossen van bugs, verdere ontwikkeling en compatibiliteit met nieuwe versies liggen bij jou.
Conclusie
Ben jij in twijfel of een ISV-oplossing of standaard-oplossing (of maatwerk) voor jou de juiste keuze is? Maak dan pas een afweging wanneer je een goed beeld hebt van zowel je eigen processen als de standaard mogelijkheden binnen Microsoft Dynamics. In de praktijk blijkt namelijk dat organisaties deze afweging vaak te vroeg maken, terwijl er in de beginfase van een implementatieproject nog onvoldoende zicht is op de eigen processen én op wat de standaardfunctionaliteiten van Microsoft al bieden.
Onderzoek altijd eerst of er een passende standaardoplossing binnen Microsoft Dynamics bestaat. Is dat niet het geval, kijk dan kritisch naar de opbouw van een ISV-oplossing en bepaal of je daadwerkelijk alle aangeboden functionaliteiten nodig hebt.
Wanneer processen echt uniek zijn, is het verstandig eerst te onderzoeken in hoeverre deze aangepast kunnen worden aan de standaard functionaliteit. Dit kan namelijk aanzienlijke kosten voor maatwerk en ISV-oplossingen voorkomen. Tegelijkertijd geldt dat wanneer je zelf de regie en het eigenaarschap over toekomstige ontwikkelingen wilt behouden, standaard functionaliteiten (met eventueel maatwerk) vaak de meeste flexibiliteit en controle bieden.