Veel organisaties die werken met Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations lopen tegen hetzelfde probleem aan: het klonen van omgevingen kost veel tijd, vraagt specialistische kennis en is foutgevoelig. Daardoor gebeurt het vaak maar een paar keer per jaar, of soms zelfs helemaal niet. Volgens Jaco, ERP consultant bij Enshore, heeft dat directe gevolgen voor de kwaliteit van testen. “Veel klanten klonen hun omgeving maar één keer per jaar, terwijl testers ondertussen werken met oude data. Dat zorgt ervoor dat testresultaten minder betrouwbaar worden en issues soms pas laat aan het licht komen.” Om dat probleem op te lossen ontwikkelde Jaco een script waarmee het kloningproces grotendeels geautomatiseerd wordt
Waarom kloning zo complex is
Bij kloning wordt een productieomgeving gekopieerd naar bijvoorbeeld een testomgeving. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk komt daar veel handmatig werk bij kijken. Na een standaard kloon in Dynamics F&O moeten namelijk verschillende instellingen, configuraties en onderdelen opnieuw worden teruggezet. Gebeurt dat niet, dan kunnen gegevens uit een testomgeving onbedoeld in productie terechtkomen.
“Een standaard kloon neemt alles mee vanuit productie. Daarna moet je handmatig onderdelen terugzetten die specifiek zijn voor de testomgeving. Denk aan mailinstellingen, koppelingen of gebruikersinstellingen. Dat terugzetten kost vaak het meeste werk, en juist daar ontstaan menselijke fouten.”
Van handmatig proces naar automatisering
Jaco automatiseerde met zijn script het proces van onderdelen en data terugzetten. Voor de kloon controleert het script welke instellingen en gegevens al aanwezig zijn in de doelomgeving. Vervolgens wordt de kloon uitgevoerd en zet het script automatisch de juiste onderdelen terug.
Daardoor verandert kloning van een specialistisch handmatig proces in een grotendeels geautomatiseerde taak. “Het script kijkt eerst naar wat er al in de testomgeving aanwezig is. Vervolgens voert het de kloon uit en zet het automatisch de juiste instellingen en configuraties terug. Daardoor wordt kloning veel consistenter en minder afhankelijk van handmatig werk.”
Waar organisaties voorheen soms twee tot drie dagen bezig waren, kost het nu vooral nog systeemtijd. “Het is niet zo dat de kloon ineens in tien minuten klaar is. Het systeem heeft nog steeds een paar uur nodig, afhankelijk van de grootte van de omgeving. Maar voor beheerders verandert het van dagen actief werk naar één druk op de knop.” Daarom wordt het proces vaak buiten werktijden gestart zodat gebruikers er geen hinder van ondervinden.
Consistenter en minder foutgevoelig
Naast tijdswinst levert automatisering ook meer consistentie op. Doordat controles en terugzetacties vooraf in het script worden vastgelegd, wordt het proces minder afhankelijk van individuele kennis of handmatige checks. Dat maakt organisaties minder kwetsbaar wanneer een specialist afwezig is. “Bij één van onze klanten was degene die verantwoordelijk was voor kloning langere tijd afwezig. Dan merk je hoe afhankelijk zo’n handmatig proces eigenlijk is van één persoon. Met automatisering zorg je ervoor dat het proces overdraagbaar en reproduceerbaar wordt,” vertelt Jaco.
Ook maakt het script het makkelijker om tussentijds snel een actuele kopie van productie beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld voor incidentonderzoek of aanvullende tests. “Voorheen dachten organisaties vaak: we doen liever geen extra kloon, want dat kost te veel tijd. Nu kun je veel makkelijker zeggen: we maken even snel een actuele kopie om een incident te onderzoeken.”
Niet alleen klonen, maar ook slimmer omgaan met data
Volgens Jaco stopt de ontwikkeling niet bij automatisering alleen. Een belangrijke volgende stap is het verkleinen en opschonen van testomgevingen. Door minder historische data mee te nemen, blijven omgevingen efficiënter beheersbaar. “Je wilt uiteindelijk ook kunnen aangeven: bewaar bijvoorbeeld alleen data van de afgelopen zes maanden. Daarmee houd je de testomgeving kleiner, sneller en overzichtelijker.”
Op langere termijn kijkt Jaco ook naar datamasking: het automatisch anonimiseren of afschermen van gevoelige gegevens in testomgevingen. “Mijn toekomstvisie is eerst het opschonen van de omgeving en daarna kijken naar datamasking. Uiteindelijk wil je een omgeving waarin je realistisch kunt testen, zonder dat privacygevoelige data zichtbaar blijft.”
Inspiratie vanuit Oracle
Het idee voor de automatisering ontstond deels vanuit eerdere ervaringen met Oracle. “Binnen Oracle zagen we al dat kloning veel verder geautomatiseerd was. Dat gebruiksgemak wilden we ook beschikbaar maken voor Dynamics F&O.”
Wel blijft maatwerk belangrijk. Iedere organisatie heeft eigen aanpassingen, koppelingen en specifieke configuraties die gecontroleerd moeten worden. Daarom kan binnen het script precies worden aangegeven welke onderdelen extra aandacht nodig hebben
Klaar voor de volgende generatie omgevingen
Inmiddels werkt Jaco aan een 2.0-versie voor de nieuwe UDE-omgeving (Unified Developer Experience). Daarbij verschuift het beheer van omgevingen van LCS naar het Microsoft Power Platform. LCS (Lifecycle Services) is momenteel het platform waarmee organisaties hun Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations-omgevingen beheren en klonen. De nieuwe UDE-omgeving moet dat beheer eenvoudiger en centraler maken.
Een belangrijk verschil is dat kloning straks niet alleen eenvoudiger wordt voor Dynamics F&O, maar ook voor Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement. “Nu moet je vaak nog een database export maken, die importeren in een cloud-hosted environment en daarna de database deployen. In de nieuwe omgeving kun je dat veel eenvoudiger met één druk op de knop uitvoeren.”
Volgens Jaco zit de winst niet alleen in gebruiksgemak, maar ook in uniformiteit. “Een groot voordeel is dat Dynamics CE en F&O straks op dezelfde manier en binnen hetzelfde platform gekloond kunnen worden. Nu zijn dat nog aparte processen. Door dat samen te brengen wordt beheer veel overzichtelijker.” Daarnaast verwacht hij dat de nieuwe werkwijze het beheer toegankelijker maakt voor organisaties. “Je werkt veel meer vanuit je eigen laptop in plaats van via een cloud-hosted environment. Daardoor wordt het proces eenvoudiger en prettiger om mee te werken.”